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Facultades


7. ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

7.1 El Subcomité tendrá las siguientes facultades:

7.1.1 Elaborar y someter a la autorización del Comité su Manual de Integración y Funcionamiento;

7.1.2 Elaborar, aprobar, analizar y evaluar trimestralmente su programa anual de trabajo;

7.1.3 Dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos;

7.1.4 Aplicar los lineamientos generales y las políticas que emita el Comité;

7.1.5 Aplicar las políticas para la verificación de precios, especificación de insumos, pruebas de calidad, menor impacto al ambiente y otras que establezca el Comité;

7.1.6 Revisar sus programas y presupuestos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios, así como formular observaciones y recomendaciones;

7.1.7 Dictaminar, previamente a su contratación, los casos de excepción previstos en el artículo 54 de la Ley y que preliminarmente, salvo en los casos de las fracciones IV y XII del propio precepto y del artículo 57 de la misma Ley;

7.1.8 Aplicar las políticas relativas a la consolidación de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios, condiciones de pago, así como el uso y aprovechamiento de los bienes y servicios, debiendo atender lo previsto en el artículo 23 de la Ley;

7.1.9 Analizar y remitir semestralmente al Comité, el informe de los casos dictaminados que envíen las unidades de adquisiciones conforme al numeral 7.1.7 de este apartado, así como los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios y en su caso, disponer las medidas necesarias para su aplicación.

7.1.10 Analizar y remitir semestral y anualmente el informe de actuación sobre las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios al Comité;

7.1.11 Elaborar y presentar dentro de los dos primeros meses de cada año, un informe anual al Comité, sobre los logros obtenidos, según las metas fijadas para el año que se reporte.

7.1.12 Establecer los formatos e instructivos para la presentación de los programas e informes que el propio Subcomité determine.

7.1.13 Las demás que le confieren las disposiciones aplicables en la materia.

7.2 Las atribuciones y funciones de los miembros

A. Del Presidente:

7.2.1 Presidir las sesiones del Subcomité y emitir el voto de calidad;

7.2.2 Autorizar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias;

7.2.3 Convocar a sesiones extraordinarias;

7.2.4 Proponer la designación de invitados al Subcomité;

7.2.5 Las demás que expresamente se le atribuyan en la Ley, el Subcomité, el Manual de Integración y Funcionamiento y otros ordenamientos legales aplicables.

7.2.6 Asistir puntual e invariablemente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Subcomité.

7.2.7 Ejercer el voto de calidad en caso de empate para la toma de decisiones.

7.2.8 Procurar que las resoluciones y acciones del Subcomité se orienten a:

  • El cumplimiento de las disposiciones jurídicas, técnicas y administrativas que regulan las adquisiciones;
  • La aplicación de criterios de economía y gasto eficiente que deben concurrir para la utilización óptima de los recursos en las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios, de conformidad con la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal y demás normas aplicables.
  • El cumplimiento eficaz de los programas de la Dependencia y Entidad;
  • Que los procedimientos de adquisición autorizados contribuyan a obtener las mejores condiciones de calidad, precio y oportunidad, de los bienes y servicios que adquiere la Administración Pública del Distrito Federal; e
  • Informar periódicamente al Comité sobre el estado que guardan las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios del Subcomité de Adquisiciones.

7.2.9 Presentar a consideración del Subcomité, para su aprobación, los siguientes documentos:

  • El Calendario Anual de Sesiones Ordinarias del Subcomité;
  • El Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité;
  • El Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios;
  • Los formatos e instructivos para la presentación de los asuntos que se presentarán al Subcomité.

B. Del Secretario Ejecutivo:

7.2.1 Formular el orden del día, considerando los asuntos propuestos y someterlo a consideración del Presidente del Subcomité;

7.2.2 Conducir el desarrollo de las sesiones del Subcomité y dar seguimiento a los acuerdos tomados en las mismas;

7.2.3 Suscribir las Convocatorias de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Subcomité;

7.2.4 Realizar las demás funciones inherentes a su cargo, previstas en las disposiciones aplicables y aquéllas que le encomiende el Presidente o el Subcomité en pleno.

7.2.5 Asistir puntual e invariablemente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Subcomité.

7.2.6 Vigilar la correcta elaboración del acta de cada sesión.

7.2.7 Recibir, los asuntos o casos que sometan las áreas requirentes, debiendo revisar que cumplan con los requisitos establecidos en el numeral 8.5 del presente Manual, en su caso, incorporarlos en el orden del día y en la carpeta de trabajo, para ser dictaminados por el Subcomité.

7.2.8 Supervisar que se envíe oportunamente, a los miembros del Subcomité, la invitación y la carpeta de la sesión correspondiente de conformidad a lo señalado en el numeral 8.3.10 de este documento.

7.2.9 Presentar al Presidente del Subcomité para su aprobación, el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias

7.2.10 Proveer las medidas necesarias y los recursos suficientes para mantener la correcta operación del Subcomité.

7.2.11 Vigilar que se integren los expedientes y archivos con la documentación que sustenten los actos y resoluciones tomadas por el Subcomité.

7.2.12 Registrar y dar seguimiento a los acuerdos tomados por el Subcomité y mantenerlo informado de su cumplimiento.

7.2.13 Coordinar la elaboración de los siguientes documentos:

  • El Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones;
  • El Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios;
  • El Calendario de Sesiones Ordinarias;
  • Los formatos e instructivos para la presentación de los asuntos y los diferentes informes que se presentarán al Subcomité.

7.2.14 Presentar un informe y una memoria anual que dé cuenta de los trabajos realizados y de los resultados obtenidos; y

7.2.15 Ejercer cuando supla al Presidente, las atribuciones señaladas en el numeral 7.2 inciso A) del presente Manual.

C. Del Secretario Técnico:

7.2.1. Integrar el orden del día de cada sesión con la documentación respectiva y vigilar su oportuna entrega a los miembros del Subcomité y demás invitados, para lo cual, observará los Lineamientos para la Integración y Remisión de Carpetas, Información o Documentación Vía Electrónica con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo, emitidos por la Oficialía Mayor;

7.2.2 Elaborar las Actas de Sesiones del Subcomité e integrar y administrar los documentos y archivos en términos de la Ley de Archivos del Distrito Federal y demás disposiciones aplicables, y

7.2.3 Las demás que le encomienden la normatividad, el Presidente y el Secretario Ejecutivo.

7.2.4 Asistir puntual e invariablemente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Subcomité.

7.2.5 Auxiliar al Secretario Ejecutivo en el ejercicio de sus funciones y en el desempeño de sus atribuciones.

7.2.6 Recibir del Secretario Ejecutivo, para su incorporación en el orden del día, los asuntos que se someterán a la consideración y resolución del Subcomité.

7.2.7 Proponer al Secretario Ejecutivo el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias;

7.2.8 Hacer llegar oportunamente a los miembros del Subcomité, la invitación y carpeta de trabajo conforme a los lineamientos que emita la Oficialía Mayor, así como de conformidad al numeral 8.3.10 de este documento;

7.2.9 Vigilar que el archivo se mantenga completo y actualizado, cuidando su conservación por el tiempo que marca la normatividad aplicable;

7.2.10 Dar seguimiento a los acuerdos del Subcomité y mantenerlo informado de su cumplimiento; y

7.2.11 Elaborar y proponer los siguientes documentos:

  • El Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité;
  • El Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios;
  • El Calendario de las Sesiones Ordinarias;
  • Los formatos e instructivos para la presentación de los casos y los diferentes informes que se presentarán al Subcomité.

7.4.12 Ejercer cuando supla al Secretario Ejecutivo, las atribuciones inherentes a este cargo.

D. De los Vocales:

7.2.1 Asistir puntual e invariablemente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Subcomité;

7.2.2 Presentar a la consideración y resolución del Subcomité, los asuntos que en materia de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios, requieran de su atención, conforme a las facultades y atribuciones que le han sido conferidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, su Reglamento y demás consideraciones jurídicas aplicables;

7.2.3 Analizar con oportunidad los asuntos que se consignen en el orden del día;

7.2.4 Proponer, en forma clara y concreta, alternativas de solución y atención para los asuntos que se presenten a la consideración y resolución del Subcomité;

7.2.5 Emitir su voto razonado en los asuntos que se presenten en las sesiones del Subcomité;

7.2.6 Firmar la documentación que dé cuenta de los acuerdos tomados por el Subcomité;

7.2.7 Las demás que expresamente les asignen la Normatividad, el presente Manual, el Presidente o el pleno del Subcomité.

E. De los Contralores Ciudadanos:

7.2.1 Asistir puntual e invariablemente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Subcomité,

7.2.2 Analizar con oportunidad los asuntos que se consignen en el orden del día,

7.2.3 Proponer, en forma clara y correcta, alternativas de solución y atención para los asuntos que se presenten a la consideración y resolución del Subcomité,

7.2.4 Emitir su voto razonado en los asuntos que se presenten en las sesiones del Subcomité,

7.2.5 Firmar la documentación que dé cuenta de los acuerdos tomados por el Subcomité,

7.2.6 Las demás que expresamente les asignen la Normatividad, el presente Manual, el Presidente o el pleno del Subcomité.

F. De los Asesores:

7.2.1 Exponer con fundamento, imparcialidad y seriedad, sus puntos de vista en torno a los asuntos que se traten en el Subcomité;

7.2.2 Proporcionar, según su competencia, la asesoría legal, técnica y administrativa que se les requiera para sustentar y dar forma a las resoluciones y acciones del Subcomité;

G. De los Invitados:

7.2.1 Coadyuvar en la exposición de los asuntos que se sometan a la consideración y resolución del Subcomité;

7.2.2 Emitir su opinión cuando así les sea requerida, respecto de los asuntos que conozca el Subcomité; y

Las demás que expresamente les asigne la Normatividad, el Presente Manual, el Presidente o el pleno del Subcomité.

Para los efectos de la toma de decisiones, los miembros del Subcomité tendrán derecho a:

7.3. De la Votación:

7.3.1. El Presidente tendrá Voz y Voto, y en caso de empate le corresponderá el Voto de calidad;

7.3.2. El Secretario Ejecutivo, los Vocales, el Contralor Ciudadano, tendrán Voz y Voto;

7.3.3. El Secretario Técnico, (En los casos que supla al Secretario Ejecutivo tendrá derecho a voz y voto),

7.3.4 Los Asesores e Invitados, únicamente tendrán derecho a Voz.

7.4. De la Suplencia

La suplencia de los miembros titulares será de la siguiente forma:

7.4.1. La ausencia del Presidente del Subcomité, será suplida por el Secretario Ejecutivo;

7.4.2. Las ausencias del Secretario Ejecutivo, será suplida por el Secretario Técnico, quien en estos casos tendrá derecho a voz y voto;

7.4.3. Las Ausencias de los Vocales Titulares serán suplidas por la persona designada por escrito por el Titular correspondiente.

7.4.4. Cuando asistan los miembros suplentes y se incorporen los titulares, el suplente no podrá seguir participando.

7.5 De las Sesiones

Las sesiones del Subcomités, podrán ser ordinarias o extraordinarias, se celebrarán conforme al orden del día que para el efecto se elabore, el cual será remitido conjuntamente con la documentación respectiva, a sus Integrantes, de conformidad a lo siguiente:

7.5.1. Las sesiones ordinarias se llevarán a cabo una vez al mes, salvo que no existan asuntos que tratar, en cuyo caso se deberá dar aviso a sus integrantes de la cancelación de la sesión por lo menos con dos días hábiles de anticipación;

7.5.2. Las sesiones extraordinarias se efectuarán cuando se estime necesario a solicitud de su Presidente, de la mayoría de sus integrantes o de cualquier miembro con derecho a voz y voto, previo acuerdo del primero;

7.5.3. El Subcomité celebrará las sesiones en la fecha, hora y lugar, preestablecidos;

7.5.4. Para la celebración de las sesiones se requerirá que asistan como mínimo, la mitad más uno de los miembros con derecho a voto, contando invariablemente con la presencia del Presidente o de su suplente;

7.5.5. A las sesiones del Subcomité deberán asistir puntualmente, preferentemente los miembros titulares;

7.5.7. Se deberá expedir previamente la convocatoria que indique fecha, hora y lugar en que se celebrará la sesión, señalando si es de carácter ordinaria o extraordinaria;

7.5.8. La convocatoria deberá contener el orden del día, que describa los asuntos que se presentarán a la consideración y resolución del Subcomité;

7.5.9. Se deberá integrar la carpeta de trabajo que contenga el planteamiento formal y los documentos soporte para analizar, evaluar y resolver sobre los mismos; así como su envío por vía electrónica;

7.5.10. El orden del día y los documentos correspondientes de cada sesión, se difundirán en los medios electrónicos para su consulta y análisis, cuando menos con dos días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y de un día hábil para el caso de las extraordinarias;

7.5.11. Los asuntos que se sometan a dictaminación del Subcomité, deberán presentarse en los formatos que al efecto se establezcan, los que contendrán la información clara y concisa de cada caso;

7.5.12. En cada sesión se levantará acta, que será firmada por todos los que hubiesen asistido a ella, la que deberá incluir los siguientes conceptos:

A) Acuerdos.

B) Votos.

C) Comentarios adicionales; y

En la última sesión ordinaria de cada ejercicio presupuestal, que efectúe el Subcomité, se deberá someter a su consideración el calendario de sesiones ordinarias para el ejercicio presupuestal siguiente.

7.6. Desarrollo de las sesiones

Las sesiones ordinarias y extraordinarias se llevarán a cabo de la siguiente forma:

7.6.1. Previo al inicio de la sesión, los miembros registrarán su asistencia en la lista que al efecto se elabore;

7.6.2. El Secretario Ejecutivo verificará la lista de asistencia e informará al presidente si existe quórum;

7.6.3. El Presidente declarará formalmente si procede o se cancela la sesión;

7.6.4. En caso de la ausencia del Presidente y del Secretario Ejecutivo, el Secretario Técnico procederá a cancelar la sesión.

7.6.5. Quien preside la sesión someterá a consideración de los Integrantes el Acta de la Sesión anterior, así como la Minuta de Acuerdos y de no haber observaciones se procederá a declararla aprobada, de haberlas pedirá al Secretario Ejecutivo tome nota de las observaciones para que se hagan las observaciones o adiciones correspondientes.

7.6.6. El Secretario Técnico llevará a cabo la formalización del acta aprobada y de la Minuta de Acuerdos, recabando la firma de los miembros que hayan asistido a la sesión de la que se dé cuenta;

7.6.7. Acto seguido, el Secretario Ejecutivo procederá a someter a la consideración y resolución de los miembros del Subcomité, los asuntos contenidos en el orden del día;

7.6.8. Los casos se presentarán en forma individual y serán objeto de análisis, evaluación y deliberación y en su caso aprobación por parte de los integrantes del Subcomité;

7.6.9. El Presidente o su Suplente, serán los facultados para ceder, limitar o suspender el uso de la palabra y procurará, en todo momento, que la exposición de los puntos de vista sean serios, responsables y congruentes con el asunto en análisis;

7.6.10. El Secretario Ejecutivo vigilará que se registren en el formato de acta correspondiente de la sesión, las consideraciones vertidas en torno a los asuntos tratados en el Subcomité;

7.6.11. El Presidente y el Secretario Ejecutivo serán los facultados para compilar, resumir, sintetizar y precisar las propuestas o alternativas de solución a los casos;

7.6.12. El Presidente o su suplente someterán a votación de los miembros del Subcomité la propuesta de cada caso y procederá a cuantificar los votos a favor o en contra.

7.6.13. En el formato del acta de la sesión se asentará el voto nominal de cada uno de los miembros y en su caso el argumento de su decisión, en caso de aprobación o rechazo por mayoría de votos;

7.6.14. El Secretario Ejecutivo vigilará que se consigne la resolución tomada con toda claridad y precisión en el formato del acta correspondiente;

7.6.15. Las resoluciones tomadas por el Subcomité tendrán carácter de Acuerdo y sólo mediante resolución del propio Subcomité se podrán suspender, modificar o cancelar su contenido y efectos;

7.6.15. Desahogado el orden del día y registrados los hechos, opiniones y resoluciones, quien presida la Sesión preguntará a los miembros del Subcomité si existe algún asunto general que se estime necesario o conveniente tratar, de haberlo se procederá a su desahogo, de no haberlo se pasará a declarar formalmente terminada la sesión, precisando para efectos de registro en el Acta la hora en que se concluye.

7.6.16. El Secretario Técnico elaborará el proyecto de acta y la Minuta de Acuerdos de cada sesión, documentos que quedarán sujetos a la consideración y aprobación de los integrantes del Subcomité en sesión ordinaria. Una vez aprobados se procederá a la firma por parte de los miembros del Subcomité

7.6.17. Las sesiones extraordinarias se celebraran exclusivamente para asuntos urgentes, el orden del día de estas sesiones no incluirá la presentación de actas, seguimiento de acuerdos, ni asuntos generales.

7.7. De la presentación de los Casos

Los asuntos se someterán al Subcomité de la siguiente forma:

7.7.1. Se presentarán a través de la Secretaría Ejecutiva, para lo cual, las diferentes áreas, en su caso, deberán remitir sus asuntos cuando menos con cuatro días hábiles de anticipación a la fecha en que vaya a celebrarse la sesión.

7.7.2. Los casos serán atendidos por el Subcomité en estricto apego al orden del día autorizado.

7.7.3. La presentación de cada caso se sujetará a lo siguiente:

  1. Se presentarán los formatos que al efecto establezca el propio Subcomité.
  2. Acreditamiento de la suficiencia presupuestal autorizada;
  3. Incluirá la requisición de bienes y servicios, debidamente elaborada, firmada y sellada, en caso de contar o no con existencias del bien en el almacén correspondiente, manifestándolo con el nombre y firma del responsable.
  4. Justificación que contenga antecedentes y hechos que se relacionan con el caso, así como los argumentos en los que se funden y motiven las causas que acrediten fehaciente y documentalmente el ejercicio de la opción correspondiente al Artículo 54 de la Ley, firmada por el titular del área solicitante.
  5. Anexará el estudio de precios de mercado, considerando por lo menos a tres proveedores, validado por el Titular del área solicitante o por el titular de del área de Recursos Materiales y/o Servicios Generales, de conformidad al asunto que se presente.
  6. Dictamen favorable de los Comités o Subcomités Técnicos de Especialidad del Distrito Federal correspondientes, cuando sea requisito conforme a la normatividad aplicable en la materia.
  7. Proporcionará la información adicional que sirva para enriquecer el caso.

7.7.4 Los asuntos que no se resuelvan durante el desarrollo de la sesión del Subcomité quedarán con el estatus de pendiente y se incluirá en las Carpetas de las próximas sesiones, en el Apartado de Seguimiento de Acuerdos hasta que se resuelvan y describirán el seguimiento de las acciones tomadas para su resolución.

7.7.5. El acta que se levante por la Sesión del Subcomité y que describa el desarrollo de la misma, será rubricada en cada una sus hojas y firmada al final del documento en el apartado de cada Asistente.

7.7.6. El Secretario Técnico podrá apoyarse del servicio de estenografía o en su defecto de una grabadora, que le permita transcribir los puntos tratados durante la sesión del Subcomité, los cuales asentará en el Acta de la Sesión.

7.7.7. El formato del acta a utilizar puede ser extenso, el cual incluirá la transcripción de los diálogos o el corto que incluirá los puntos tratados de manera condensada.

7.8. Toma de decisiones

La toma de decisiones del Subcomité se regirá por las siguientes reglas:

7.8.1. Las decisiones se tomarán por unanimidad o por mayoría de votos, considerando las siguientes definiciones;

7.8.2. Unanimidad: la votación en favor o en contra, del 100% de los miembros presentes con derecho a voto;

7.8.3. Mayoría de votos: la votación en favor o en contra, del 50% más uno de los miembros presentes con derecho a voto;

7.8.4. Voto de calidad: en caso de empate, corresponde al Presidente, o en ausencia de éste al Presidente Suplente la resolución del asunto en votación;

7.8.5. El sentido de las decisiones deberá hacerse constar en el acta de la sesión, indicando los integrantes que emitieron su voto y el sentido de éste, excepto en los casos en que la decisión sea por unanimidad.

Previo a la toma de decisiones, deberá efectuarse un análisis detallado del asunto a fin de prever los alcances de las decisiones tomadas.